Regelmatig krijgen wij vragen over het opzetten van een bedrijfsopvang team zorg. Daarnaast is er behoefte aan de herinrichting van de bedrijfsopvang of collegiale opvang of de ontwikkeling van een collegiaal opvang team. Na enig doorvragen komt de aap aan de mouw; wat is de slimste manier om met een BOT-team te starten? Deze vraag is volledig legitiem omdat er veel factoren meespelen bij het goed functioneren van een bedrijfsopvang team.
In alle gevallen zijn dit de knelpunten bij het starten met collegiale opvang (in volgorde van ogenschijnlijke prioriteit):
1. Opleiding; de collegiale opvangers beschikken over de juiste vaardigheden.
2. Procedure; duidelijkheid omtrent de werkzaamheden en taken van bedrijfsopvang team.
3. Aanmeldingen; de organisatie is nog niet op de hoogte van het bestaan van een BOT.
4. Profiel BOT-lid; competente collega’s verzorgen de bedrijfsopvang.
Bedrijfsopvang of collegiale opvang opzetten en inrichten
In dit artikel lees je het stappenplan in de juiste volgorde. Je kunt aan de hand van de inhoudsopgave beginnen met het oprichten van een bedrijfsopvang team. Als je ergens vastloopt kun je het besluit heroverwegen of de inrichting van je BOT-team staken. Bij onduidelijkheden neem je contact met ons op.
Doelstelling collegiale opvang
Het vroegtijdig signaleren en mogelijk voorkomen van verwerkingsproblematiek is de primaire taak van een collegiaal opvang team. Het medeleven tonen en het gevoel van veiligheid vergroten zijn bijvangst. En hopelijk resulteert het in het voorkomen en/of beperken van schade, disfunctioneren, verzuim en verloop. Maar tijdens de opvanggesprekken is er vooral aandacht voor het herkennen van verwerkingsproblematiek.
“Moed hebben om te streven naar iets beters geeft hoop in tijden van uitzichtloosheid.”
Bedrijfsopvang of collegiale opvang
Je staat aan het begin van het proces. Nu kun je nog kiezen omdat het opvang team nog moet worden opgericht. Team collegiale opvang klinkt milder dan een bedrijfsopvang team. Dit zou drempel verlagend kunnen werken. Het zou mooi zijn als BOT-leden makkelijker benaderbaar zijn dan een vertrouwenspersoon, bedrijfsarts of psycholoog. Mensen van de werkvloer zoals jij en ik die weten hoe lastig bepaalde situaties kunnen zijn.
Aanmeldingen bedrijfsopvang of collegiale opvang
Stel je voor dat je de juiste leden geselecteerd en opgeleid hebt. Je bent uren bezig geweest met een uitgebreid protocol waarin alles is uitgewerkt en beschreven. Helemaal klaar voor de start,… en niemand meldt zich aan. Wat dan? Behoefte en draagvlak moeten aanwezig zijn.
Wie zijn je ambassadeurs (doorverwijzers) binnen jouw organisatie? De leidinggevenden spelen een sleutelrol omdat zij collega’s naar de bedrijfsopvang sturen. Verwerkingsproblematiek kan op verschillende manieren herkend worden; je collega is veranderd sinds het incident, verzuim of tijdens een gesprek wordt iets verteld. Ook als een BOT-lid bij een eigen collega problemen signaleert, verloopt de aanmelding toch via de leidinggevende. Hierdoor blijft het onderscheid tussen ‘gewone collegiale gesprekken’ en een BOT traject helder.
Er is één uitzondering: iemand kan zich via de vertrouwenspersoon aanmelden, voor de collegiale opvang, als er een persoonlijke reden is om de leidinggevende niet op de hoogte te stellen.
De ondersteuning geschiedt op vrijwillige basis, waarbij de leidinggevende wel lichte sturing kan inzetten. “Zal ik je aanmelden of neem je zelf contact op?” + “Je mag na het eerste gesprek stoppen als het niets voor je is.”
Profiel collegiale opvanger
Omdat iedere organisatie anders is, worden enkel de soft skills benoemd. De belangrijkste kwaliteiten van een bedrijfsopvanger zijn luisteren, rust uitstralen en veiligheid bieden. Dit zie je vaker terug bij mensen die zelf veel hebben meegemaakt. Tegenslagen helpen bij het reflecteren op je leven. Maar ook coaching opleidingen en therapeutische trajecten kunnen bijdragen aan de rijping van een persoon. Iets concreter: vanuit de DISC heb je het dan al snel over een groene communicatie stijl. En in de Roos van Leary zit iemand vaker rechtsonder; meewerkend, samen en volgend.
Als je heb bovenstaande combineert met het feit dat iemand al langer binnen de eigen organisatie werkt, kun je er vanuit gaan dat de impact van schokkende gebeurtenissen herkenbaar zijn voor het BOT-lid. Dat maakt het inleven in een slachtoffer eenvoudiger.
Neem liever geen leidinggevenden op in een collegiaal opvang team. Dat zijn je doorverwijzers en ze hebben een hiërarchische verhouding met de persoon die bij de bedrijfsopvang aanklopt. Dit kan een belemmering zijn om alle aspecten van het incident te bespreken.
Procedure BOT of TCO
Iedereen begint met het verzamelen van BOT procedures via Google. Na enig knip en plakwerk heb je een document waarin alles vermeld staat. Een procedure van 10 pagina’s is lastig leesbaar. Vanuit een behoefte aan borging kan er een valkuil ontstaan: de papieren tijger; een overcomplete procedure die niet met de realiteit overeenkomt. Het advies hierbij is om klein te beginnen.
Een beproefde methode is het 3 gesprekken model. In de praktijk zijn dat 4 gesprekken als we de eerste opvang meerekenen.
0. Eerste (crisis) Opvang. Wanneer: binnen 24 uur. Wie: Leidinggevende, collega ter plaatse of bereikbaarheidsdienst. Doelen: eerste aanzet om veiligheid te herstellen + praktische hulp + behoeften peilen (medische hulp wordt meteen door directe collega’s gegeven). Vervolg: via Leidinggevende naar BOT.
1. Eerste opvanggesprek. Wanneer: binnen 72 uur. Wie: BOT-lid. Doelen: reconstructie incident + beeldvorming bepalen (klachten, symptomen, veerkracht) + voorlichting over traumaverwerking (“Het is normaal om je zo te voelen.”). Vervolg: afspraak maken voor 2e gesprek.
2. Tweede opvanggesprek . Wanneer: +/- 10 dagen na incident. Wie: BOT-lid. Doelen: wederom reconstructie incident + terugkijken op afgelopen dagen + wederom voorlichting over traumaverwerking + verloop verwerking inschatten + reacties omgeving bespreken. Vervolg: afspraak maken voor 3e gesprek.
3. Derde opvanggesprek . Wanneer: +/- 6 weken na incident. Wie: BOT-lid. Doelen: vaststellen of gebeurtenis voldoende verwerkt is + terugblikken op alle gebeurtenissen + welke conclusie trekt het slachtoffer zelf? Vervolg: BOT traject afsluiten (+ terugkoppeling naar leidinggevende of HR, denk aan vertrouwelijkheid) of doorverwijzen naar externe trauma therapie (bij verwerkingsproblematiek).
Download onze pdf ‘Checklist gespreksvoering bedrijfsopvang en collegiale opvang’ als je hier mee aan de slag wil gaan.
Proces van aanmelding bedrijfsopvang of collegiale opvang
Melding in appgroep > Onderwerp van gesprek. Geen persoonsgegevens. > Wie wil deze melding oppakken? > Een BOT-lid accepteert de aanmelding > Traject opstarten > Persoonsgegevens rechtstreeks uitwisselen met als doel om contact te maken, geen gevoelige informatie uitwisselen.
Bedrijfsopvang team opleiding
Zoals je ziet zijn er nogal wat stappen te nemen voordat je wilt trainen. In de praktijk wordt er na het samenstellen van een team een offerte opgevraagd ivm het budget en het plannen van de cursus.
Je kunt kiezen voor een meerdaagse training opvang en nazorg (2-5 dagen). Er wordt aangegeven hoe ideale procedures en processen eruit zien. En elke stap wordt behandeld. Veel aandacht voor inhoud, juistheid en zorgvuldigheid. Soms kun je hier zelfs als individu op inschrijven.
Wij kijken naar wat een organisatie wil en wat er nodig is. Alles is gericht op een praktische toepassing van de gespreksvaardigheden. Het welzijn van de getroffen collega staat voorop. Waarbij contact boven contract gaat. Deelnemers leren hoe je iemand een veilige ruimte biedt, om de eerste verwerkingsstappen te zetten. De procedures worden gevolgd, maar meer op de achtergrond, zodat ze niet in de weg zitten bij een opvanggesprek. De kosten zijn afhankelijk van de inzet van de trainer en de acteur. In overleg met de opdrachtgever komen we tot het gewenste aantal dagdelen. Doorgaans is één dag training voldoende om 6 medewerkers te trainen.
Begin ook hier klein; train gesprekvaardigheden en krijg je beknopte procedure op orde. Ook voor deze rol geldt dat je er goed in wordt als je het werkelijk doet. De kwaliteit van de collegiale opvang wordt bereikt door: 10% training, 20% onderlinge uitwisseling (coaching en overleg) en 70% toepassen (praktijkervaring). Na verloop van tijd (+/- 1 jaar) boek je weer een dagtraining waarbij nieuwe leden instromen en de seniors hun ervaringen inbrengen. Alles op basis van gelijkwaardigheid, net als in je opvanggesprekken.
Promotie en bekendheid binnen de organisatie
De directie / kader / leidinggevenden zijn op de hoogte van het BOT en promoten dit actief door collega’s aan te melden, die er baat bij kunnen hebben. Onder het motto: beter een keer teveel (onnodig) dan te weinig (te laat).
A5 flyer: Wat kan een BOT voor je betekenen? Aanwezig op alle locaties.
Registratie van de werkzaamheden bedrijfsopvang of collegiale opvang
- Aantal trajecten op jaarbasis. Reden: is het aantal opvangers genoeg, teveel of te weinig?
- Aantal trajecten per lid. Reden: gelijkmatige inzet van de leden.
- Afloop: traject afgerond (verwerking verloopt voorspoedig) of doorverwezen naar professionele hulp. Een opvangteam heeft geen bestaansrecht als iedereen wordt doorverwezen.
Vergoeding voor de leden
Worden BOT-leden vrij gepland van hun eigen werkzaamheden als zij een collega opvangen? Of vinden de gesprekken naast de eigen taken plaats? In dat geval kan een toelage van toepassing zijn. Het is best intensief om met opvang bezig te zijn. Bij aanvang is de tijd-voor-tijd regel de meest werkbare oplossing. Bespreek het met elkaar om scheve gezichten te voorkomen.
Doorverwijzen (intern en extern)
HR of personeelszaken kan de bedrijfsopvang steunen door een helder doorverwijsmodel op te stellen. Voor (praktische)privéproblemen kun je bij maatschappelijk werk terecht. Arbeidsconflicten bespreek je met een vertrouwenspersoon. Verwerkingsproblematiek is een onderwerp wat bij collegiale opvang thuis hoort. Wellicht zijn er coaches of inloop spreekuren actief. Deze informatie hoort op de sociale kaart te staan.
Maar wie betaalt er als er doorverwezen wordt naar gespecialiseerde hulp bij traumaverwerking? Ga je een medewerker naar de huisarts sturen? Sommige organisaties hanteren een ruimhartig beleid. Zij zien in dat daadkrachtig ondersteunen helpt bij het herstel na een traumatische ervaring. Die organisaties kiezen voor goede hulp (maatwerk en op korte termijn) en dragen hiervan de kosten. Dat is heel slim want reken maar uit wat het kost als iemand langdurig uitvalt, al dan niet door een incident op de werkvloer.
ZelfSterk trainingen & workshops voor de zorg
ZelfSterk kan je helpen met een maatwerktraining- of workshop op het gebied van veerkracht en weerbaarheid die volledig aansluit bij de wensen en behoeften van jullie organisatie.
Daarnaast biedt ZelfSterk diverse andere trainingen en workshops op dit vlak, die ook kunnen worden gecombineerd tot een langer trainingstraject.
